Para quem tem uma agenda apertada e imprevisível, aproveitar bem o tempo é a única solução para dar conta de todas as tarefas do dia. A primeira coisa que os empreendedores devem considerar é que não é a quantidade de coisas que você faz durante o dia que elevará sua produtividade. “As pessoas acabam fazendo mais, só que parece que não fizeram nada”, afirma Fernando Serra, diretor acadêmico da HSM Educação e especialista em organização profissional.

Para Homero Reis, coach organizacional e presidente da Homero Reis Consultores, empresários que têm problemas com a falta de tempo, na verdade, têm outras dificuldades clássicas. “Não delega, não capacita, não prioriza e não confia”, conta. Com a ajuda de Serra e Reis, confira seis recomendações para ganhar tempo durante um dia na sua pequena empresa ou startup.

1. Faça um planejamento
Não gosta de anotar tudo em uma agenda? Resuma suas tarefas em lembretes no celular ou, se preferir anote em pequenos papeis. Mas, para os especialistas, listar as tarefas é importante para que o empresário se lembre do que é fundamental ser feito.

A revisão é essencial para que o planejamento funcione. Serra explica que ao avaliar o que foi feito e o que ainda faltou, as prioridades para o dia seguinte ficam mais claras. “Programe suas atividades e veja qual a duração delas”, explica. Com a lista mais completa possível, Reis recomenda marcar as atividades que somente você pode resolver. Isso ajudará a enxergar quais funções você pode delegar.

2. Liste também os compromissos pessoais
Ao listar os compromissos com a família e amigos, você se prepara melhor durante o dia para aquele evento importante. “Isso pode ajudar durante o dia. Regularmente, eu coloco que tenho que ir ao cinema às 21 horas com a minha mulher e isso me obriga a chegar em casa às 20 horas”, explica Serra.

Dessa maneira, o pequeno empresário pode organizar grande parte dos outros compromissos da melhor maneira. Vale lembrar que a produtividade é um aspecto que alia a vida profissional e pessoal.

3. Prepare-se para cada compromisso
Tem um encontro com um cliente ou fornecedor? Tenha em mente qual é o seu objetivo, o que você precisa levar para esse encontro e o que irá falar. Esse exercício de organização mental ajudará na realização das atividades ao longo de um dia. “As pessoas acabam listando atividades demais e não se preparam”, afirma Serra.

Priorizar o que é fundamental para cada reunião, seja com clientes ou funcionários, ajudará o empreendedor a realizar as tarefas com qualidade, economizando tempo no futuro.

4. Delegue mais
Pensar que não existe ninguém para fazer as coisas por você é uma desculpa que toma muito tempo do empresário. “Se você tem pessoas capacitadas, elas não fazem porque você não manda”, resume Reis. Reúna profissionais que você confie e que possam colaborar.

“Se você é um empreendedor, você usualmente é um centralizador e acaba fazendo coisas que deveria delegar”, afirma Serra. Por isso, ao fazer o planejamento de suas tarefas diárias, não se esqueça de marcar aquelas que podem ser feitas por outras pessoas.

5. Aproveite cada minuto
O momento em trânsito é ideal para que empreendedores que andam de táxi ou transporte público coloquem em dia tarefas como retornar ligações, responder e-mails e se atualizar com notícias. “Nesse momento, relaxe, escute uma música, pratique o inglês ou coloque sua agenda em ordem”, ensina Serra.

Durante viagens, faça da espera em aeroportos um momento para realizar uma tarefa que irá economizar tempo posteriormente. Ler jornais, revistas ou revisar relatórios de sua empresa são atividades produtivas.

6. Desapegue do celular
Hoje, o celular é um dos principais elos que o empreendedor tem com o seu negócio. Entretanto, para que seu dia renda mais, essa ferramenta tem que ser bem utilizada. “Se estou em uma reunião com o cliente, não posso deixar o celular ligado e vibrando o tempo todo”, diz Serra.

A concentração é indispensável para um dia produtivo e a recomendação dos especialistas é que há momentos que o celular precisa ser desligado, para evitar a tentação de checar e-mails, ver quem ligou ou receber notificações de redes sociais.

Texto de Camila Lam – Exame.com
Foto: Marcin Wichary/Flickr/Creative Commons