Texto de Marcilio Moreira (Sebrae/MS)

O assunto gripe suína (gripe H1N1 2009) em pouco tempo teve todos os holofotes da mídia mundial, porém continuo preocupado com outra doença que infelizmente nenhum tipo de máscara nos protege.

A doença de que falo é provocada pelo vírus da Complicação (Nome Cientifico: complicadus humanus), que pode contaminar um indivíduo, ficando no ar em todo ambiente freqüentado pelo enfermo, como também pode ser transmitida para toda empresa, por isso é importante combatê-la antes que se torne uma epidemia organizacional.

Realizar as atividades de uma empresa da maneira mais complexa nos passa uma falsa idéia de que é a forma mais segura, porém para garantir a qualidade de um processo não significa que seja necessário complicar a vida dos funcionários, nem dos fornecedores e muito menos dos clientes.

Algumas empresas não conseguem facilitar a vida de ninguém, principalmente se há uma infecção da Complicação generalizada. Pois o que é feito dentro da organização reflete para fora e uma empresa só pode oferecer agilidade ao cliente se prova dela internamente.

Há alternativas para realizar otimização de processos, e está ao nosso alcance, basta querer.

Antes que tente fazer qualquer coisa neste sentido, primeiro vamos entender o conceito para saber como otimizar da melhor forma. Conforme a Fundação Nacional da Qualidade, PROCESSO é um conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam insumos (ENTRADAS) em produtos (SAÍDAS). Achou complicado? Parece, mas não é.

Desde um salão de cabeleireiro, até uma grande rede de varejo, quando se utiliza deste conceito, pode ter melhoria nas atividades desenvolvidas, conseguir redução dos custos e agilidade, que é percebida pelos funcionários e clientes.

Vamos para a parte prática:

Antes que ache que este negócio de processo não é para sua empresa, vou falar de uma forma que acredito ser bastante simples, que é fazer um café. Você tem o pó de café, o açúcar, o bule e o filtro que são as ENTRADAS do processo, tudo isso é misturado em certa ordem que é o PROCESSAMENTO. No final teremos o produto café que é a SAÍDA. Qualquer atividade desenvolvida pela sua empresa pode ter este conceito aplicado, até no cafezinho.

Agora vou propor alternativas para utilizar o conceito de processos como remédio para esta doença da Complicação. Primeiro escolha um processo dentro da sua empresa, como por exemplo, o atendimento ou aprovação de cadastro. Depois descreva, em tópicos, todas as etapas do PROCESSO. Ao final poderá enxergar todo o processo visualizando cada etapa.

Após descrever, leia e tente identificar dentre as etapas, quais são essenciais para a execução da atividade e vá marcando aquelas que são desnecessárias ou que podem ser unidas em uma etapa. Desta forma estará realizando o que é chamado de otimização de processo, que muitos falam, mas poucos executam de verdade. Assim estará quase liberto do vírus da Complicação.

Os funcionários que realizam as atividades, devem ser chamados para auxiliar nesta otimização, pois são os mais impactados com as mudanças e devem ser escutados. Esta é a minha receita de um remédio eficaz para curar o vírus da Complicação, que pode até ser caseiro, feito na própria empresa.

Para os que acham que não tem tempo para fazer este tipo de análise, cuidado! É possível que já estejam contaminados. Um dos sintomas é este mesmo, porque quanto mais complicados são seus processos menos tempo tem para melhorá-los.

Quanto mais enxuto for o processo, a empresa pode ganhar agilidade, redução de custos e qualidade. Fica um alerta para se proteger contra o vírus da complicação (complicadus humanus): realize análise periodicamente de seus processos, para que não seja contaminado.