Na segunda publicação da nossa série sobre o tema, contamos com as orientações da Analista do SEBRAE/MS, Gabriela Carrato Corrêa, que pontuou quais os caminhos necessários para implementar essa estratégia que já transformou a história de tantos empreendimentos, trazendo o princípio da integração e da transparência para todos os setores da empresa.
Confira agora quais os passos para a aplicação da Gestão de Processos e comece a aprimorar as atividades do seu negócio!
Para que os processos possam ser avaliados em cada uma de suas fases e possam gerar resultados tangíveis, é importante que a Gestão de Processos seja estruturada de forma transparente e organizada.
Desde a primeira fase de contato, quando passam a ser avaliados, até a busca de alternativas para tornar o processo menos manual e mais eficiente, é preciso que alguns passos sejam seguidos.
Os primeiros consistem no planejamento e mapeamento dos processos da empresa.
Neste momento, é importante integrar a equipe para verificar quais problemas existem, para ter um domínio considerável de todas as fases dos processos.
Para isso, uma dica preciosa é que seja feita a construção de um fluxograma com os principais momentos do processo e seus responsáveis, separados por setor, para que o gestor possa observar com clareza onde e sob qual responsabilidade cada atividade é realizada.
Nesse momento, já torna-se possível analisar onde as falhas podem estar e em que momento do processo podem ser corrigidas. Além disso, é importante lembrar que é também nesse momento que as boas práticas aparecem e podem ser percebidas a partir de uma relação simples entre tempo, esforço demandado e resultados.
Quando encontradas, uma excelente forma de aprimorar o processo é incentivá-las. Caso tenham um potencial de expansão, podem, ainda, ser padronizadas e direcionadas aos setores nos quais melhor se encaixarem.
Por fim, com o estudo mais direcionado sobre todas as fases do processo, é importante que o gestor passe a estudar formas de promover a continuidade das análises e aplicações das mudanças, medindo quais alternativas trouxeram, de fato, resultados e quais devem ser novamente estudadas, de forma a manter um fluxo de processos mais eficientes.
Quando os processos são corrigidos, é a hora de levar praticidade para a gestão. De que forma é possível tornar essas atividades mais produtivas? Algumas empresas buscam a automatização de processos que tenham características mais mecânicas, o que evita a sobrecarga da equipe e torna-os mais disponíveis para executar as tarefas que demandam mais entrega, com mais foco e melhor desempenho.
Cada empresa, de acordo com sua realidade, deverá adaptar os passos para tornar o processo de gestão mais fluido e funcional, mas Gabriela destaca aqueles que, em sua opinião, são os mais importantes: mapear, estabelecer padrão documental e procedimental, fazer gestão do tempo (esforço x resultado) e promover a melhoria contínua.
É desta forma que a empresa passa a ter transparência em seus processos, tornando sua equipe mais integrada e motivada a apresentar soluções que considerem viáveis. Afinal, são eles quem mais conhecem cada etapa dos tantos processos que movem a empresa.
Gostou dessas dicas? Na próxima publicação da série sobre Gestão de Processos, traremos informações sobre o Mapeamento de Processos e como escolher o mais adequado para a sua empresa.
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