Retrabalho, refação, revisão. São muitos os nomes para um dos maiores vilões do tempo e dos resultados de uma empresa. E todos eles querem dizer a mesma coisa: você – ou um funcionário ou até mesmo uma equipe inteira – vai ter que fazer de novo algo que já estava pronto. Mobilizar tempo, energia e recursos novamente, já pensou no desgaste?

Retrabalhos costumam acontecer por vários motivos, como falta de planejamento, estratégia equivocada ou erros individuais, por exemplo. As consequências também são inúmeras:

1 – Desperdício de tempo: é o primeiro impacto a ser percebido porque retrabalho consiste, basicamente, em refazer algo que deveria ter sido feito uma vez apenas. Ou seja, se gasta para realizar uma tarefa o mesmo tempo que deveria ser gasto para realizar duas.

2 – Queda na produtividade: segundo impacto percebido e consequência do primeiro, pois se você tem que executar a mesma tarefa duas vezes, esse tempo extra é retirado das outras atividades que também fazem parte da sua lista.

3 – Atraso nos prazos: os planejamentos de prazos são feitos partindo do pressuposto de que cada atividade será completada do jeito certo na primeira vez. Por isso, quando a primeira vez não é suficiente, o resultado é o atraso.

4 – Queda da qualidade: quando algo teve que ser refeito, gerando atraso nas outras demandas, a primeira reação é correr com as próximas tarefas para recuperar o tempo perdido, mas “a pressa é inimiga da perfeição”, já dizia o ditado e isso aumenta o risco de que novos erros sejam cometidos, prejudicando a qualidade do resultado final e gerando um ciclo sem fim de retrabalho.

5 – Equipe sobrecarregada e desmotivada: não é possível “pausar” o fluxo de novas tarefas enquanto a você ou a equipe realiza uma atividade pela segunda vez, para corrigir os erros. A pressão para normalizar a situação é inevitável, o que acaba gerando estresse, desmotivação e perda do engajamento com a empresa.

Encontrando a solução

Muito bem, agora que já explicamos o que é o retrabalho e exemplificamos alguns dos seus efeitos para uma empresa, vamos falar de soluções. Para isso, conversamos com a analista da Unidade de Gestão Estratégica e Comunicação do Sebrae MS, Gabriela Corrêa, que nos mostra um caminho de soluções. 

Para Gabriela, o retrabalho muitas vezes se dá por falta de melhoria contínua dos processos. “A empresa pode até possuir processos bem estruturados e documentados (na maioria das empresas são denominados POP – Procedimento Operacional Padrão). Porém a padronização devem ser revisitada frequentemente. Melhoria contínua é uma evolução incremental de um processo utilizando uma abordagem disciplinada para assegurar que o processo continue atingindo seus objetivos”, explica, citando o CBOK (2013), um guia para gerenciamento de processos de negócio que reúne o conhecimento fundamental aos profissionais que atuam em iniciativas de Gestão por Processos

Aprendendo com a Toyota

Gabriela ressalta o case da empresa automotiva japonesa Toyota. “Lean Manufacturing, Lean Thinking, Produção Enxuta ou Sistema Toyota de Produção é uma filosofia de gestão focada na redução de sete tipos de desperdícios. Ela surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, numa época em que a indústria japonesa tinha uma baixa produtividade e uma enorme falta de recursos, o que impedia a adoção de um modelo da produção em massa. Foi desenvolvida por Toyoda Sakichi, seu filho Toyoda Kiichiro e o principal executivo da empresa automotiva Toyota, o engenheiro Taiichi Ohno”, conta.

As ferramentas Lean incluem processos contínuos de análise (kaizen), produção pull (no sentido de kanban) e elementos/processos à prova de falhas (Poka-Yoke), cujos principais princípios são:

– Qualidade perfeita da primeira vez, buscando defeito zero e identificação do problema na fonte;

– Minimização de desperdícios eliminando atividades que não agregam valor;

– Maximização do uso de recursos como: financeiros, humanos, ambientais, máquinas, equipamentos, entre outros;

– Produtividade e compartilhando informações da fonte;

– Processamento “puxado” de produtos e serviços pela demanda do cliente, não “empurrado” para ele;

– Flexibilidade, produzindo diferentes mixes de produtos ou serviços com agilidade e sem comprometimento da efetividade do processo;

– Construção e manutenção de um relacionamento de longo prazo com fornecedores por meio do compartilhamento colaborativo de riscos, custos e informações oriundas da fonte.

– Melhoria contínua reduzindo custos, melhorando qualidade.

Os sete desperdícios que devem ser minimizados, de acordo com a filosofia Lean, envolvem:

1. Espera: ocorre quando produtos não estão sendo processados. Sintomas típicos são componentes aguardando para serem processados, operários e máquinas aguardando a próxima operação;

2. Movimentação/Movimento: este desperdício está relacionado a como os funcionários desenvolvem o seu trabalho. Trabalhos com excesso de movimentação devem ser revistos e redesenhados com o envolvimento do pessoal da fábrica;

3. Excesso de Produção/Superprodução: decorrente de produção além do necessário, o que causa altos custos com armazenagem;

4. Processamento sem valor/Excesso de Processamento/Processos que não agregam valor: muitas vezes referenciado como “usar um canhão para matar uma mosca” muitas vezes equipamentos bastante caros são utilizados para atividades em que ferramentas mais simples poderiam ser utilizadas. Para recuperar os custos de utilização destes equipamentos, muitas vezes aumenta-se a produção resultando na superprodução;

5. Inventário/Estoque: que tende a mascarar os problemas de produção que precisam ser resolvidos a fim de melhorar a performance da operação. O excesso de estoque aumenta os tempos de espera, consomem espaços que poderiam ser produtivos, atrasam a identificação de problemas e inibem a comunicação;

6. Defeitos: problemas de qualidade que geram retrabalhos e descartes são bastante caros para as organizações;

7. Transporte: o transporte entre atividades causa perda de tempo e pode causar danos aos produtos transportados e, consequentemente, menor qualidade do produto. Este é um dos desperdícios mais difíceis de eliminar. Uma saída é agrupar atividades relacionadas em uma mesma área.

Em resumo é fazer a coisa certa, no lugar certo, na hora certa, na quantidade certa, minimizando desperdícios, sendo flexível e aberto às mudanças e buscando reduzir o tempo entre o pedido e sua entrega ao cliente.

Gabriela ressalta que, juntamente com a melhoria contínua, a definição clara de papéis e responsabilidades que os funcionários desempenham das atividades da empresa é essencial para mitigação do retrabalho. “A lógica é simples: um funcionário deve ser capacitado para desempenhar várias funções dentro de um ou mais processos, e assim evitar desperdício de tempo e capital humano”, finaliza.

É claro que essas soluções foram desenvolvidas dentro do contexto internacional e para empresas/indústrias de grande porte. Mas é possível adaptar a filosofia para a sua micro ou pequena empresa. Conte com o Sebrae MS e sua equipe de especialistas para não deixar o retrabalho prejudicar os resultados da sua empresa.