O mapeamento de processos possibilita um controle mais detalhado e próximo de cada fase dos processos que envolvem a empresa. Mas, muito mais do que ter ao alcance essas informações, é fundamental que o gestor saiba interpretá-las e planejar os próximos passos da empresa utilizando-as como base.

Por isso, no quarto texto do nosso especial sobre Gestão de Processos, conversamos com Gabriela Carrato Corrêa, Analista do Sebrae MS, que nos trouxe dicas valiosas sobre como analisar os dados coletados no mapeamento de processos do negócio e como utilizá-los estrategicamente na tomada de decisões da empresa.

Confira!

Uma pequena falha em uma fase de um processo pode comprometer todo o bom funcionamento da atividade empresarial. Por isso o mapeamento de processos é fundamental na hora de verificar onde encontram-se as perdas e ganhos em cada momento operacional, já que facilita a visualização e permite que sejam realinhadas todas as necessidades de forma transparente.

Mas como utilizar estrategicamente os dados coletados com o mapeamento de processos? Uma tomada de decisão que tenha como objetivo solucionar algum dos problemas encontrados no mapeamento precisa ser fruto de um estudo detalhado e aprofundado, que considere as variadas possibilidades, garantindo, assim, que será o mais viável para a empresa, tanto economicamente, visando estabelecer sempre o melhor custo-benefício, quando para a sua imagem interna e externa.

Esses pontos a serem realinhados podem ser de ordem econômica, por exemplo, em casos de fornecedores que tenham um custo mais alto do que o valor do produto que entregam; organizacional, com funcionários que não tenham o perfil adequado para a função que desempenham ou até mesmo produtiva, quando algum detalhe no processo acaba interferindo em outros setores e atrasando a produção dos produtos.

Use indicadores para medir o desempenho de cada fase do processo

Na hora de otimizar o mapeamento para garantir as melhores escolhas, Gabriela afirma que o ideal é que o gestor crie indicadores por setor avaliado que sejam capazes de mensurar periodicamente o desempenho de cada atividade e que, a partir dele, possam ser propostas as melhorias adequadas.

“Esses indicadores podem ser de esforço, levando em conta, por exemplo, a quantidade de horas que um funcionário usa para prospectar clientes via telefone, ou de resultado, que nesse caso, seria o número de clientes prospectados”.

Os indicadores, segundo Gabriela, proporcionam melhor visibilidade e a valorização do trabalho, além de facilitarem a visualização de interferências e melhorias nos processos, orientando as metas da empresa.

“Toda mensuração de resultados tem como objetivo atingir ou definir algo. Através do monitoramento por indicadores é que o gestor poderá direcionar sua equipe à eficácia das metas, bem como elevar a maturidade dos processos da empresa”, finaliza.