A confirmação de casos de coronavírus (Covid-19) no Brasil já tem alterado rotinas no país inteiro. Eventos estão sendo adiados e/ou cancelados, reuniões e congressos que aglomerem muitas pessoas estão sendo realizados sem público e transmitidos pela internet, alunos foram dispensados das aulas, empresas estão liberando seus funcionários para trabalharem home office. Tudo isso porque as autoridades de saúde do país, atendendo às recomendações da Organização Mundial de Saúde (OMS), orientam o máximo isolamento das pessoas para diminuir o risco de novas infecções pelo vírus.

Sabemos que alguns impactos serão inevitáveis, mas não é necessário pânico. Seguindo as recomendações de higiene e nossas dicas, a sua empresa não precisa parar e você, seus colaboradores e a sua comunidade vão estar fazendo uma parte muito importante na contenção dessa pandemia mundial. Veja só as dicas que separamos:

Fica só quem é necessário

Mantenha na empresa somente aqueles que não podem fazer trabalho remoto e disponibilize álcool em gel. O contato físico deve ser o mínimo possível, por isso deixe para depois os beijos, abraços e apertos de mãos.

Perto, mas longe

Aqueles colaboradores que exercem funções que podem ser feitas a distância, libere para que atuem no modo home office. Algumas ferramentas ajudam a controlar a rotina e as demandas, auxiliando na produtividade. Veja só:

Trello: é uma ferramenta de gerenciamento de projetos em listas e quadros extremamente versátil e que pode ser personalizada de acordo com a sua necessidade. É bom para quem trabalha sozinho, é bom para quem trabalha em grupo, tendo a possibilidade de anexar arquivos, colocar prazos e receber notificações.

Uma outra ferramenta similar ao Trello é o Project, um gerenciador de projetos desenvolvido pela Microsoft que se integra ao pacote office – Word, PowerPoint e Excel.

Se a ideia é controlar o tempo que está sendo usado para cada demanda, existe o Runrun.it, ferramenta de gerenciamento das tarefas da equipe que permite a priorização das demandas mais importantes e calcula automaticamente a provável data de entrega. Pode ser integrado ao Trello.

Outra ferramenta semelhante é a Clockify Time Tracker, uma extensão para Chrome que permite registrar o tempo gasto em tudo o que você faz no computador. Com download grátis pela Chrome Web Store, a ferramenta oferece um cronômetro que registra o tempo de realização de diferentes tarefas. Ao alimentar o sistema, o painel da extensão mostrará o tempo gasto com cada atividade e o tempo total de uso.

Precisa compartilhar um arquivo grande demais pra ir por e-mail? Google Drive e Drop Box armazenam arquivos e documentos, permitindo acesso de qualquer lugar, e várias outras funções que facilitam a vida dos empresários.

Se você precisa fazer uma reunião com pessoas que estão em locais diferentes, seja dentro da mesma cidade ou em continentes opostos, Skype, Hangout, Facechat ou até mesmo a chamada de vídeo do WhatsApp possibilitam isso. Já são velhos conhecidos nossos, certo? Existe também o Whereby.com, que cria uma sala de conferência instantaneamente. É só passar o link para que imediatamente as pessoas acessem a mesma sala e consigam se ver, se ouvir e falar em tempo real. A versão gratuita permite a participação de até quatro pessoas ao mesmo na conferência. A versão paga permite até 12 pessoas e cria uma fila de espera para que os demais entrem à medida que os membros que estão participando forem saindo.

Com acesso à internet é possível assinar e enviar documentos de forma eletrônica com a mesma validade de um documento assinado em papel. Mais que um certificador, o sistema ajuda a gerenciar os documentos, permite acesso diferenciado de acordo com o nível de responsabilidade dos colaboradores da empresa e protege documentos sensíveis com codificação de nível bancário.

Viu só como sua empresa pode continuar funcionando ao mesmo tempo que segue as recomendações das autoridades? Se o movimento diminuir e a demanda cair, aproveite o tempo e indique cursos on-line para seus colaboradores. Assim, quando essa fase difícil passar – e ela vai passar – eles estarão mais capacitados para voltar ao trabalho com todo o gás.