A gestão financeira, por si só, já é complicada. Quando envolve várias partes de um mesmo processo, pode confundir ainda mais.

Por isso, saber exatamente o que são Nota Fiscal Eletrônica (NFe), Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) e XMLs, as diferenças e a utilidade de cada uma dessas transações comerciais é de extrema importância para você, micro e pequeno empreendedor.

Para te ajudar, vamos explicar cada uma dessas partes que complementam a operação comercial, contábil e gerencial do seu negócio, e quais as suas principais diferenças.

Nota Fiscal Eletrônica (NFe)

A nota fiscal, por ser um documento obrigatório em qualquer tipo de venda, é um recibo importante para o comerciante e para o comprador. O documento comprova a transação de mercadorias ou serviços prestados, o recolhimento de impostos, além de indicar quanto de dinheiro entrou e saiu da sua empresa.

E a NFe é uma versão eletrônica da antiga nota fiscal emitida em papel. Assim, a operação de venda fica registrada no seu sistema e envia em tempo real todas as informações das atividades comerciais do seu negócio para a Receita Federal.

A emissão eletrônica desse processo apresenta vantagens para os empreendedores:

– Redução de custos na emissão das notas;

– Redução de espaço de arquivamento;

– Facilidade na consulta de informações;

– Tem maior credibilidade em suas atividades.

De acordo com o administrador Múcio Marinho, para adotar a emissão de NFe é fácil, inicialmente é preciso ter acesso à internet e seguir os seguintes passos:

1. Saber qual o tipo de nota a sua empresa irá emitir;

2. Saber qual o enquadramento fiscal da empresa;

3. Solicitar o credenciamento como emissora de NFe na Secretaria de Fazenda do estado que deseja atuar, ou na prefeitura, caso a NFe seja de prestação de serviços apenas. Caso sua cidade não tenha sistema próprio de emissão será preciso adquirir um software emissor disponibilizado pelo fisco;

4. Possuir certificação digital da sua empresa, emitida por alguma autoridade certificadora credenciada pela ICP-Brasil.

Caso você tenha dúvidas em algum desses passos é importante pedir auxílio de um contador.

Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

É uma representação impressa e simplificada da Nota Fiscal Eletrônica (NFe). Esse documento também é emitido pelo mesmo sistema que gera o NFe e é importante para o cliente que precisa de uma representação física da nota fiscal em mãos, principalmente quando há transporte de mercadorias.

Isso porque, para entregar um produto, o transportador é obrigado a estar com o DANFE. Caso seja parado em uma fiscalização e não estiver com o DANFE, pode ser multado. Mas, atenção: o DANFE não substitui a NFe, só facilita o acesso dos principais dados da nota fiscal.

“Em alguns casos, esse documento facilita a comprovação de entrega de mercadorias, com a coleta de assinaturas do comprador. E também serve para auxiliar no arquivamento contábil do seu negócio, devendo ser guardado pelo prazo exigido pela legislação”, explica Múcio.

XMLs

Os arquivos chamados XMLs são representações digitais das NFes e por isso complementa as funções dos outros dois documentos, NFe e DANFE.

A emissão desse arquivo pode ser disponibilizada para o comprador pelo e-mail ou até mesmo no site da empresa para otimizar o gerenciamento das notas fiscais do seu negócio.

É importante saber que tanto o comerciante, como o comprador devem manter os arquivos XMLs guardados no prazo de até cinco anos. Esse arquivo substitui a nota fiscal e pode ser usado na troca de um produto, por exemplo.

Como facilitar esse processo na sua empresa

Existem diversos sistemas no mercado que agilizam todo o gerenciamento financeiro, contábil e de estoque da empresa. E o sistema adequado vai depender da atividade econômica da sua empresa.

Assim, seus documentos fiscais são emitidos automaticamente e organizados de forma mais fácil, o que melhora o controle das suas vendas.

“Adotar um sistema de automação para emissão e controle dessas notas faz com que todas as informações de compra, venda, estoque, produção e controles financeiros fiquem organizados em um único lugar, de forma simples, para você poder gerenciar o seu negócio de maneira mais fácil”, finaliza Múcio.

Viu só como a emissão de notas fiscais não é um bicho de sete cabeças? Se você quer melhorar ainda mais a gestão financeira do seu negócio, conte com as consultorias do Sebrae/MS, para implementar esse e outros sistemas, de acordo com o segmento da sua empresa.

Se você quer saber detalhes sobre emissão de Nota Fiscal Eletrônica, acesse esse guia especial que preparamos para você.