Antes eram as pilhas de papel sobre as mesas e arquivos amontoados em armários que compunham o cenário dos escritórios nas micro, pequenas e médias empresas. Havia também as pilhas de carimbos e talões de notas com carbono dentro. Mas isso já tem muito tempo.

Mais recentemente, as empresas passaram a organizar e armazenar suas informações em servidores internos, gastando bastante tempo e dinheiro para atualizar constantemente os softwares de segurança das máquinas, além de manter funcionários capacitados para a tarefa.

Felizmente, nenhum desses cenários precisa mais fazer parte da rotina desses pequenos empreendimentos hoje em dia, em que novos modelos de negócios impõem como missão a resolução de problemas de forma rápida, por meio da identificação de prioridades nos processos, que devem ter como centro o cliente.

Assim, você pode gerenciar todas as áreas do negócio com diversas ferramentas que facilitam o dia a dia e diminuem custos. Com softwares e aplicativos, muitos deles gratuitos, você cuida de gestão financeira, marketing, organização de tarefas, comunicação institucional e telecom, para citar alguns.

Acessados e gerenciados de qualquer lugar do seu próprio smartphone, eles permitem que a sua empresa guarde seus dados em servidores externos, com atualizações automáticas e suporte técnico remoto.

Conheça a seguir algumas ferramentas de gestão online que podem facilitar a sua vida e, principalmente, garantir economia e eficiência no alcance dos resultados almejados:

Runrun.it: ferramenta de gerenciamento das tarefas da equipe que permite a priorização das demandas mais importantes e calcula automaticamente a provável data de entrega. O plano mais barato custa R$ 23 por usuário/mês, pagos anualmente.

Trello: ferramenta de gerenciamento de projetos em listas extremamente versátil e que pode ser ajustada de acordo com as necessidades do usuário. Além de organizar as tarefas do trabalho, serve para os planos de viagens e as prioridades dos estudos, por exemplo. Gratuito.

Wix: ferramenta que possibilita a criação de sites de forma simples e rápida. Basta escolher um template, personalizar com seu conteúdo e publicar online instantaneamente. Gratuito.

ContaAzul: ferramenta online de gestão financeira completa do negócio, pela qual você acompanha em tempo real todas as movimentações da empresa. O plano mais barato para micro empresa custa R$ 79 por mês.

Hootsuite: ferramenta que ajuda empresas de pequeno e médio porte a administrar sua presença em múltiplos canais nas redes sociais, permitindo interagir com a audiência e até realizar campanhas. A assinatura mais barata custa US$ 8,99 (cerca de R$ 34) mensais.

Pagar.me: ferramenta para recebimento online, que permite a criação de planos customizados, o oferecimento de um período de trial e o gerenciamento de inadimplentes em um único painel de controle. Os orçamentos são personalizados.

Apesar de obvio, vale ressaltar que, por mais autônomas que sejam, essas ferramentas não se alimentam sozinhas. Qualquer que seja a escolhida, deve ser alimentada e utilizada de forma correta para facilitar os processos e não para ser mais uma atividade burocrática na empresa.

Por isso, na hora de escolher seus ‘instrumentos’ de trabalho, consulte um especialista que possa orientá-lo quanto às melhores opções conforme o tipo de negócio e o tamanho da empresa. Como dica, os consultores do Serviço Brasileiro de Apoio à Micro e Pequena Empresa (Sebrae), especialista em pequenos negócios, estão sempre à disposição para atendê-lo.

Texto original publicado no Crescendo com o Sebrae – G1 MS.