Imagine que estes dois animais são problemas ou desafios para as empresas, e se não forem tratados travam o processo de crescimento, de vendas ou de agilidade. O tipo de tratamento dado a cada um é verificado no processo de tomada de decisão que você conduz na empresa.

A confusão se dá principalmente entre o pessoal e o profissional. Esta mistura tem alguns reflexos dentro das organizações, que na prática refletem diretamente no grande tempo que se gasta com determinadas situações sem importância nenhuma para o futuro da empresa, ou seja, quando o empresário fica o dia inteiro matando as FORMIGAS.

Lembro claramente de uma empresa pequena que possuía dois sócios, um que entrou com o investimento, e quase não se fazia presente, enquanto o outro entrou com o trabalho. Em uma das reuniões o sócio “que entrou com o trabalho” estava mostrando uma planilha de quanto deveria aumentar o estoque para atender às demandas pelas novas vendas, em virtude do aumento de duas pessoas na área comercial.

Abro aqui um parênteses para destacar que este tipo de discussão é muito importante para o futuro da empresa, um ELEFANTE que precisa ser adequadamente tratado. Porém, naquele momento o outro sócio “capitalista” parou a conversa, por causa das FORMIGAS, e perguntou quem tinha estragado uma mangueira que ele viu remendada na torneira da entrada da empresa. Quem iria pagar uma mangueira? Que importância isso tem? Isso não era hora de discutir coisas pequenas. Ai estão as FORMIGAS de novo.

A proposta de uma reunião assim era tratar de ELEFANTES e a FORMIGAS roubaram a cena. Simplesmente por uma vontade pessoal de se ter o controle total. Infelizmente, esta sede por controle leva a muita perda de energia. Sabemos que quando se trata tudo como importante, na realidade nada se torna importante realmente. É fundamental priorizar, separar os ELEFANTES para um lado e as FORMIGAS para o outro.

Este fato aconteceu na cidade de Campo Grande, em 2001, em uma empresa que vendia equipamentos e suprimentos de informática. Você que está lendo pode ser que não acredite que esta história foi real, mas sei que deve conhecer muitas outras como esta que relatei, de absurdos que acontecem diariamente. Disputas de poder nas quais os interesses da empresa são jogados para o lado, em prol de guerrinhas, como duas crianças que disputam um brinquedo, que é o controle da empresa, e no final da briga este brinquedo pode sair quebrado.

Os ELEFANTES deitam e rolam pelos corredores das empresas sem que ninguém dê atenção para estes, que são os problemas extremamente relevantes que necessitam de dedicação, tempo, e certa abertura da alta direção para serem tratados. Decidir é muito mais do que o poder de falar “isso eu quero” ou “isso não”. Existe um compartilhar antes, uma análise com uma visão macro para melhor decidir.

A notícia ruim é que cursos não se mostram muito efetivos para orientar na resolução deste tipo de lacuna gerencial. Mas tem uma forma de perceber como seu tempo está sendo empregado, uma espécie de raio-X do que está acontecendo hoje na sua gestão. As dicas são as seguintes:

1º Realize esta avaliação de reuniões ao longo de um mês, de preferência num período considerado bem atribulado dentro da empresa.

2º Peça para uma secretária fazer a ata de cada reunião anotando o horário e minuto que inicia e que termina o tratamento de cada assunto;

3º Ao final de um mês, peça que ela encaminhe apenas os títulos dos assuntos tratados no período e, ao lado de cada título, marque uma das três categorias de importância: Alta – Média –

4º Ao final do mês, peça para sua secretária somar os minutos gastos com cada categoria conforme o grau de importância, e irá se surpreender.

Faça este teste, porque esta análise pode propiciar que canalize mais esforços em inovações, melhorias, ou seja, mais dinheiro em seu bolso. Permitirá também que perceba quanto tempo se perde com as FORMIGAS. O tempo gasto com assuntos vai revelar a sua priorização real das questões, e não aquela que você imagina – que pode estar bem diferente da realidade. Com base nesta análise, avalie o que poderá delegar, assim ficará com mais tempo para cuidar dos ELEFANTES.

Artigo de Marcilio Moreira Sebrae/MS