Os recursos digitais disponíveis são fundamentais para a comunicação interna, mas nada substitui o poder e o resultado da comunicação direta e dos momentos de boa conversa entre a liderança e os funcionários.

Se olharmos para trás, vamos observar que a comunicação é um dos elementos que diferenciam o ser humano dos outros seres, seja em suas formas mais elementares, como os gestos e a fala, ou na forma mais recente, a escrita, surgida há cerca de seis ou sete mil anos. Se olharmos para frente, podemos visualizar um cenário próximo em que todo o globo comporá uma única teia comunicativa, sem nenhum ponto ou pessoa fora dela.

Apesar dos cenários histórico e futurista, muitos ambientes empresariais ainda não praticam um nível de comunicação interna plena e muitas informações importantes para a sintonia e a produtividade dos profissionais acabam se perdendo em rotinas exaustivas. Estudos mostram que, ainda hoje, isso é muito comum em empresas de pequeno porte, apesar de trabalharem em espaços menores e com equipes reduzidas.

A comunicação interna é extremamente importante para a gestão de uma pequena empresa, pois a liderança precisa inspirar a confiança nos funcionários e, da mesma forma, sentir confiança nos liderados para delegar as tarefas com tranquilidade. Em outras palavras, para funcionar bem, a empresa precisa de uma equipe falando a ‘mesma língua’, com funcionários alinhados, e as ferramentas de comunicação interna são fundamentais para isso.

Mas o que é e como estabelecer uma comunicação interna eficaz? Uma das maiores referências no assunto no Brasil, a professora Margarida Kunsch, da Universidade de São Paulo (USP) explica que comunicação interna é “todo esforço deliberado e planejado com objetivos definidos para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus empregados, usando ferramentas da comunicação institucional e até da comunicação mercadológica”.

Recursos digitais x boa conversa

A comunicação interna demanda o planejamento cuidadoso e a execução persistente de um processo que envolve métodos, técnicas, recursos e meios para se dirigir ao público interno, mas que pode ser muito bem sucedida nas menores empresas, sem demandar muito tempo e recursos. As ferramentas digitais gratuitas oferecem tudo o que você precisa para fazer uma comunicação interna efetiva, desde um sistema de gerenciamento de tarefas até um simples grupo de WhatsApp.

É importante não perder de vista, no entanto, que os recursos digitais devem ser acessórios, não os meios exclusivos da comunicação interna. Mesmo com todas as facilidades proporcionadas pela tecnologia, nada substitui o poder e o resultado da comunicação direta entre a liderança e os funcionários, e entre eles mesmos. Não se trata de conversas apressadas da rotina das atividades, mas da viabilização de momentos em que o time pode parar para conversar e acabar com os ruídos que, se não tratados, geram conflitos e impactam os resultados.

Importante: comunicação interna e direta não é uma via de mão única e, portanto, demanda que você escute atentamente o que as pessoas têm a dizer. A escuta ativa é uma habilidade que deve ser aperfeiçoada para melhorar e aumentar as interações entre os membros da equipe. Além de ser uma importante fonte de informações, a estratégia é capaz de despertar no colaborador a real noção sobre a sua importância para a empresa.

Dicas para melhorar a comunicação interna

Algumas sugestões podem ajudá-lo a se expressar melhor para sua equipe e a promover um ambiente de plena comunicação direta entre todos os envolvidos com o propósito da empresa.

1. Não complique a mensagem – Procure entender os motivos pelos quais a comunicação pode conter algum grau de complicação para evitá-la. Uma linguagem complicada confunde as pessoas e as distrai de um foco comum.
2. Evite a ambiguidade na comunicação – Ao escrever, seja um memorando ou um e-mail, certifique-se que usou as palavras que significam exatamente o que você quer expressar.
3. Ao passar instruções aos funcionários, não deixe nada subentendido para interpretação ou adivinhação. Certifique-se sempre que todos entenderam a mesma mensagem.
4. Dispense os jargões da sua área de atuação – Freelancers, assistentes e consultores que estejam na equipe temporariamente podem não captar a mensagem pretendida.
5. Faça uso diário da tecnologia móvel – As mensagens de texto são uma solução prática e fácil para a comunicação interna, pois são vistas em tempo real, diferentemente dos e-mails, e não demandam nenhuma grande estrutura.
6. Preste atenção ao retorno – Não ignore quem está falando de volta com você. Mostre que as mensagens recebidas são devidamente escutadas e processadas.

Para saber mais, procure o Sebrae.