Todos os nossos dias podem ser mais produtivos. Não, não estamos falando que você tem feito pouco, muito pelo contrário, às vezes você pode estar fazendo demais… Parece impossível pensar isso quando o dia não acaba nunca e nos sentimos sempre assoberbados, fato. Mas a verdade é que gerenciamos muito mal o nosso tempo e boicotamos nossa produtividade sem perceber.

Vamos conversar um pouco sobre procrastinação, tarefas-piratas, gestão de tempo e como alcançar melhores resultados.

Procrastinar é…

Autossabotagem. É perder o foco porque depositamos tanto ônus na tarefa que precisa ser desenvolvida que o inconsciente nos ajuda a adiar a execução para adiar também o fato de lidarmos com o resultado/retorno disso. Ao contrário do que muitos pensam não é preguiça, é excesso de preocupação. Atenção: é preciso entender o que é procrastinação e o que é falta de comprometimento. A linha parece tênue, mas não é, no dia a dia é possível notar a diferença entre ambos. Fique de olho e seja sincero com você mesmo ao avaliar sua situação, até mesmo para poder contornar o problema correto.

Pirataria no trabalho?

Associadas à procrastinação temos outras ações que ajudam a afastar a produtividade nos dias de trabalho. Uma delas é a tarefa-pirata. Sabe aquelas “tarefinhas” e coisas que vão aparecendo no caminho para serem entregues por cima de outras demandas? As coisas que não estavam programadas e que damos um jeitinho de fazer, para agora, “rapidão”.

Então, elas tiram o foco, tomam tempo de outros projetos, confundem as prioridades e são a melhor muleta que a procrastinação tem. Com certeza você consegue contar agora cinco tarefas-piratas que fez hoje.

Outros vilões

Existem outros ladrões de produtividade: as reuniões desnecessárias, e-mails em excesso, retrabalho e o próprio excesso de trabalho. É comum querermos fazer mais coisas do que o dia comporta e é mesmo difícil saber priorizar corretamente as tarefas até porque nem sempre os clientes/ chefes/ trabalhos têm um prazo real.

Da crise ao resultado

A boa notícia é que existem maneiras de identificar todos estes agentes que atrapalham a produtividade e também de lidar com eles, diminuindo os prejuízos e aumentando sua entrega.

• Faça listas das suas tarefas, por projetos, por tipo de trabalho, como for melhor;

• Agrupe tarefas parecidas, porque fazer coisas repetidas otimiza o tempo gasto;

• Escolha uma metodologia de priorização, cada um tem um sistema mais funcional para si;

• Saiba remanejar tarefas para amanhã, é possível e preciso priorizar;

• Projete o dia – inclusive afazeres pessoais – com sinceridade;

• Planeje as interrupções. Tenha espaço na agenda para os “rapidinhos”;

• Tenha pequenos intervalos. Arejar a cabeça entre uma tarefa e outra ajuda a agilizara execução da próxima!

Controle o tempo

Não é magia, é gestão. Parar de desperdiçar tempo é um hábito que pode ser adquirido e utilizado a favor da produtividade, seja em âmbito pessoal ou empresarial.

Para o empreendedor é de suma importância saber gerenciar o tempo para não ficar sufocado em demandas infinitas, nem perder o tempo precioso de seus funcionários.

O desafio da produtividade é entregar muito usando o mínimo de recursos. Já o seu desafio na gestão de tempo é entender as maneiras de quebrar a improdutividade, por exemplo: tornar o trabalho mais agradável para elevar a motivação, consequentemente a produtividade.

Analise com atenção sua realidade, mapeie as possibilidades e comece hoje mesmo a otimizar suas entregas. Por fim, lembre-se: exemplo é tudo! É imprescindível para as pessoas ao seu redor que você utilize bem o seu tempo e que sua produtividade seja notável para que elas entendam o que espera delas.