A tecnologia veio para facilitar a vida pessoal e o dia a dia no trabalho, mas é fato que a quantidade de aplicativos, programas e plataformas disponíveis acaba bagunçando os arquivos, seja no computador ou no celular. E para os empreendedores é fundamental que as informações do negócio sejam de fácil acesso para que a tomada de decisão seja mais rápida e precisa possível.

Atualmente, o modelo de computação mais usado e recomendado é o armazenamento na nuvem. É onde os dados são armazenados na internet, garantindo agilidade e economia de tempo, além da vantagem de acessar os dados a qualquer momento e de qualquer lugar.

Para o analista técnico do Sebrae MS, Odenir Silva, é muito importante que o micro e pequeno empreendedor faça backup do computador. Utilizar o armazenamento de dados em nuvem ajuda a não correr o risco de perder informações do histórico da empresa.

Confira abaixo uma lista de programas de armazenamento de nuvem que você pode utilizar no seu negócio:

• Evernote: Com essa ferramenta você consegue organizar informações em cadernos separados e compartilhá-los com os membros de sua equipe; digitalizar e salvar extratos, recibos e cartões de visita; ter fotos de equipamentos e o número de série; criar um repositório para ideias e ferramentas de marketing e gerenciar rotinas diárias com listas de verificação e lembretes;

• DropBox Business: Encontre novas maneiras de trabalhar em conjunto para atingir seus objetivos, mantendo suas despesas gerais baixas; trazendo novas ideias; trabalhando em equipe sem restrições ou limites de tamanho de arquivos. Compartilhe as informações com seus colaboradores de forma segura e integre as melhores tecnologias para manter o fluxo de trabalho;

• OneDrive para empresas: Diferente do OneDrive pessoal, o serviço de nuvem da Microsoft específico para empresas permite que toda a sua organização armazene e compartilhe os ficheiros. Também permite que usuários colaborem uns com os outros em documentos de trabalho.

• Google Drive: Esse armazenamento de arquivos online é vinculado a sua conta do gmail. Nele você também armazena e cria arquivos, acessa-os a qualquer hora e lugar no computador ou em dispositivos móveis e também controla com quais colaboradores você vai compartilhar os dados da sua empresa.

• Amazon Web Services (AWS): Crie soluções inovadoras, modernize aplicativos e aprimore o armazenamento de dados com mais de 120 serviços que essa ferramenta oferece para a sua empresa.

Todos os programas citados possuem versão gratuita e paga. As versões pagas te oferecem melhores ferramentas, suportes e maior espaço de armazenamento.

Independentemente de onde você for armazenar os dados e informações da sua empresa, eles precisam estar organizados.

Veja algumas dicas para organizar os seus arquivos:

• Crie pastas separadas para os assuntos principais. Se nessa categoria geral tiver alguma mais específica, crie subpastas para essas subcategorias.

• Salve os arquivos sempre com a data (ano/mês/data) e assunto específico, como: 2018-12-17-relatorio-semanal-financeiro. Lembre-se sempre de padronizar a nomenclatura para ficar mais fácil de você achar o arquivo que deseja.

• Faça uma triagem dos seus arquivos para verificar se possui informação duplicada ou que não vai ser mais utilizada. Determine um dia da semana ou do mês para realizar a triagem e mantenha o computador sempre organizado.

• Limpe as pastas temporárias como transferências, downloads e arquivos recebidos. Renomeie os arquivos importantes e coloque-os na pasta certa.

• Crie o hábito de fazer o backup dos seus arquivos semanalmente ou quinzenalmente.

E aí, gostou das dicas? Conte nos comentários quais dos serviços vocês mais usam na sua empresa. E lembre-se que para melhorar o seu negócio você pode contar com as consultorias e serviços do Sebrae MS.