As mudanças percebidas em uma empresa que passa por uma Gestão de Processos eficiente são inúmeras e significativas, mas é importante lembrar que para a melhoria ser contínua e para que os processos não sejam prejudicados em outros momentos, esse acompanhamento precisa ser constante.

Mas como conciliar a rotina de uma empresa com o monitoramento frequente de processos, sem prejudicar a produtividade?

Na última publicação da nossa série sobre Gestão de Negócios, trouxemos algumas dicas da Analista do Sebrae MS, Gabriela Carrato Corrêa, sobre como otimizar cada fase da Gestão, tornando-a um processo contínuo e eficaz para o seu negócio.

Confira!

“O processo não pode simplesmente existir na mente ou na rotina dos executores. Ele precisa ser mapeado, documentado dentro de um padrão escolhido pela gestão da organização e, principalmente, ser periodicamente analisado”.

Gabriela começa nossa conversa explicando sobre a importância da transparência de informações na organização dos processos de uma empresa. Para ela, é fundamental que cada fase dos processos seja clara e de fácil acesso para todos os envolvidos, visando que todos tenham em mente seus objetivos e quais os melhores passos para se chegar até eles.

Desta forma, afirma que os indicadores são essenciais para avaliar o desempenho dos processos de forma mais eficiente, já que simplificam a visualização, economizam o tempo de análise e possibilitam a comprovação da eficácia de suas fases e de qual forma estão contribuindo para a missão da empresa.

Quando, com base nesses indicadores, são encontrados os problemas processuais, Gabriela sugere a utilização de uma ferramenta de qualidade chamada PDCA, que além de soluções, permite rodar um ciclo de melhoria contínua nos processos da empresa.

Em tradução livre, PDCA quer dizer Planejar, Fazer, Verificar e Agir, representando as fases de análise da qualidade de um processo.

Na primeira fase, P (plan: planejar), é feita a seleção de um processo que necessite de melhoria e a elaboração de medidas claras e executáveis, sempre voltadas para obtenção dos resultados esperados;

A segunda é representada pelo D (do: fazer), e refere-se à implementação do plano elaborado, juntamente com o acompanhamento de seu progresso;

C representa check, ou, em português, a verificação, e trata-se da análise dos resultados obtidos com a execução do plano. Nesta etapa, é importante que, caso o objetivo traçado na fase de planejamento não tenha sido alcançado, seja realizada uma reavaliação do plano, com os ajustes que se fizerem necessários.

A última fase é a act, o agir, na qual, em caso de sucesso, o novo processo deve ser documentado e transformado no novo padrão.

Com o cumprimento dessas fases, valorizando a transparência e clareza com a equipe, a Gestão de Processos na empresa torna-se rotineira e as melhorias passam a ser incorporadas em todas as fases de forma automática, sem necessitar de grandes pausas para reavaliações, tornando o processo sempre otimizado e o desempenho produtivo ainda melhor.

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