Empreendedorismo

22 abril, 2020 • Empreendedorismo

Dicas de como manter a produtividade e organização no home office

Para conter a disseminação de casos de coronavírus (Covid-19) no Brasil, diversas empresas fecharam suas portas e milhares de profissionais estão trabalhando de casa, no formato conhecido como home office. Mas nem todos estão acostumados com essa prática, e até mesmo não possuem um ambiente ideal para manter a produtividade.

Isso porque o home office exige muita disciplina e atenção para o pequenos detalhes. O que nem sempre é fácil, já que em casa existem muitas coisas para tirar o foco, desde televisão, louça, filhos, pets e etc.

Então, se está sendo difícil para você se adaptar a essa nova rotina, separamos algumas dicas que vão te ajudar a se organizar melhor para conseguir dar conta de tudo, tanto dos afazeres de casa, quanto na produtividade do seu trabalho. Vamos lá?

Estabeleça uma rotina e se organize

O segredo para ser produtivo, seja em casa ou na empresa, está na organização. Anote tudo o que você precisa fazer para gerir melhor o seu tempo ao longo do dia, criar uma lista e ir riscando conforme for finalizando tais tarefas é uma boa dica.

Outra coisa é você acordar cedo e trocar de roupa, para não ficar de pijama, porque a tendência é te deixar mais relaxado, o que pode interferir na sua produtividade. Tome um banho se for preciso para despertar e coloque uma roupa que você goste, ou que ache divertida e confortável.

Para manter a sua rotina, você precisa fazer o que fazia antes de ir pro trabalho, por exemplo, se você gosta de comer no café da manhã, ou apenas passar um café preto para acordar, você precisa fazer isso antes de começar o seu home office.

Além disso, é extremamente importante criar um espaço dentro da sua casa específico para ser o seu escritório. Então arrume a mesa para que tenha apenas coisas que você precisa para trabalhar, por exemplo: notebook, agenda, post-it, caneta e afins, e é claro, uma cadeira confortável.

Outra dica é tirar desse “ambiente”, todos os outros objetos de perto que não fazem parte do cenário de office que você está criando, assim fica mais fácil manter o foco e você evita se desconcentrar com pequenas coisas.

Defina prioridades

Devido às circunstâncias, é comum querermos ser eficientes para não sentirmos que estamos perdendo tempo. E alguns até tentam fazer várias coisas ao longo do dia para não ficar parado. Mas lembre-se não adianta querer fazer várias coisas se você não vê resultado no que fez.

É importante compreender que eficiência e eficácia estão diretamente ligadas, mas possuem significados diferentes. Sendo a primeira mais ligada ao operacional e a segunda ao gerenciamento.

A eficiência é definida quando você faz uma tarefa em menos tempo, esforço e/ou recursos. Ou seja, quando você faz o melhor que pode, adequando seus objetivos com as condições que tem disponível.

Quando falamos em eficácia, a atividade também é concluída com sucesso, mas durante a execução, todos os processos até chegar ao resultado desejado são inicialmente planejados. Ou seja, quando você segue todos as orientações que definiu, você finaliza sua tarefa com maestria, ou melhor dizendo, eficácia.

E para você ser mais produtivo no home office, separamos algumas técnicas que você pode aplicar na sua rotina, para dar conta de tudo e também tirar um tempo para cuidar de você.

5 técnicas de produtividade para utilizar no home office durante a quarentena

1.   Técnica Pomodoro

Basicamente você precisa dividir suas tarefas em blocos de tempo, chamados pomodoro, dando um intervalo entre uma tarefa e outra. Ou seja, cada pomodoro de 25 minutos você trabalha sem nenhuma pausa, e após esse período, você descansa por 5 minutos.

A cada quatro pomodoros completados, a sua pausa deve ser de 30 minutos. Quer testar para ver se funciona com você? A dica é cronometrar com um timer, do celular ou relógio de pulso, por exemplo.

2.   Time Box

Esse método tem o objetivo de limitar tempo das suas tarefas. Ou seja, na sua lista de afazeres diário, você estipula um número de horas que precisa para finalizar cada uma delas.

Caso você não complete dentro do tempo que determinou, você deve passar para a próxima. Para alguns, esse método pode não funcionar, por deixar coisas inacabadas. Mas há quem diga que utilizar o time box faz com que você consiga administrar melhor os seus horários, além de identificar quais procedimentos estão impedindo com que você conclua tarefas de maneira mais rápida, e consequentemente, seja mais produtivo.

3.   Método Pipoca ou Workstation Popcorn

Aqui você deve agrupar as suas tarefas diárias em três grandes grupos para executar cada uma delas em um local diferente ao longo do dia. Um dos benefícios desse método é que a sua mente fica em modo office por menos tempo, só que mais vezes ao dia, o que pode te ajudar a manter o foco e aumentar a sua produtividade.

4.   Regra dos dois minutos ou Two Minute Rule

Para não se dispersar com pequenas distrações ao longo do dia, essa técnica é para você se esforçar e realizar as tarefas diárias em apenas dois minutos. É uma ótima opção para quem gosta de procrastinar nas pequenas tarefas, como por exemplo, responder um email ou uma mensagem no WhatsApp.

5.   Jornada Intensiva

O objetivo dessa técnica é trabalhar no máximo 7 horas por dia, começando cedo para parar no meio da tarde, tocando direto. O segredo desse método é o alto foco e se você quer testar aí na sua casa, a dica é fazer 90% do seu trabalho antes de parar para almoçar.

Gostou das nossas dicas? Conte para a gente nos comentários quais estão sendo suas dificuldades no home office!

Para conter a disseminação de casos de coronavírus (Covid-19) no Brasil, diversas empresas fecharam suas portas e milhares de profissionais estão trabalhando de casa, no formato conhecido como home office. Mas nem todos estão acostumados com essa prática, e até mesmo não possuem um ambiente ideal para manter a produtividade.

Isso porque o home office exige muita disciplina e atenção para o pequenos detalhes. O que nem sempre é fácil, já que em casa existem muitas coisas para tirar o foco, desde televisão, louça, filhos, pets e etc.

Então, se está sendo difícil para você se adaptar a essa nova rotina, separamos algumas dicas que vão te ajudar a se organizar melhor para conseguir dar conta de tudo, tanto dos afazeres de casa, quanto na produtividade do seu trabalho. Vamos lá?

Estabeleça uma rotina e se organize

O segredo para ser produtivo, seja em casa ou na empresa, está na organização. Anote tudo o que você precisa fazer para gerir melhor o seu tempo ao longo do dia, criar uma lista e ir riscando conforme for finalizando tais tarefas é uma boa dica.

Outra coisa é você acordar cedo e trocar de roupa, para não ficar de pijama, porque a tendência é te deixar mais relaxado, o que pode interferir na sua produtividade. Tome um banho se for preciso para despertar e coloque uma roupa que você goste, ou que ache divertida e confortável.

Para manter a sua rotina, você precisa fazer o que fazia antes de ir pro trabalho, por exemplo, se você gosta de comer no café da manhã, ou apenas passar um café preto para acordar, você precisa fazer isso antes de começar o seu home office.

Além disso, é extremamente importante criar um espaço dentro da sua casa específico para ser o seu escritório. Então arrume a mesa para que tenha apenas coisas que você precisa para trabalhar, por exemplo: notebook, agenda, post-it, caneta e afins, e é claro, uma cadeira confortável.

Outra dica é tirar desse “ambiente”, todos os outros objetos de perto que não fazem parte do cenário de office que você está criando, assim fica mais fácil manter o foco e você evita se desconcentrar com pequenas coisas.

Defina prioridades

Devido às circunstâncias, é comum querermos ser eficientes para não sentirmos que estamos perdendo tempo. E alguns até tentam fazer várias coisas ao longo do dia para não ficar parado. Mas lembre-se não adianta querer fazer várias coisas se você não vê resultado no que fez.

É importante compreender que eficiência e eficácia estão diretamente ligadas, mas possuem significados diferentes. Sendo a primeira mais ligada ao operacional e a segunda ao gerenciamento.

A eficiência é definida quando você faz uma tarefa em menos tempo, esforço e/ou recursos. Ou seja, quando você faz o melhor que pode, adequando seus objetivos com as condições que tem disponível.

Quando falamos em eficácia, a atividade também é concluída com sucesso, mas durante a execução, todos os processos até chegar ao resultado desejado são inicialmente planejados. Ou seja, quando você segue todos as orientações que definiu, você finaliza sua tarefa com maestria, ou melhor dizendo, eficácia.

E para você ser mais produtivo no home office, separamos algumas técnicas que você pode aplicar na sua rotina, para dar conta de tudo e também tirar um tempo para cuidar de você.

5 técnicas de produtividade para utilizar no home office durante a quarentena

1.   Técnica Pomodoro

Basicamente você precisa dividir suas tarefas em blocos de tempo, chamados pomodoro, dando um intervalo entre uma tarefa e outra. Ou seja, cada pomodoro de 25 minutos você trabalha sem nenhuma pausa, e após esse período, você descansa por 5 minutos.

A cada quatro pomodoros completados, a sua pausa deve ser de 30 minutos. Quer testar para ver se funciona com você? A dica é cronometrar com um timer, do celular ou relógio de pulso, por exemplo.

2.   Time Box

Esse método tem o objetivo de limitar tempo das suas tarefas. Ou seja, na sua lista de afazeres diário, você estipula um número de horas que precisa para finalizar cada uma delas.

Caso você não complete dentro do tempo que determinou, você deve passar para a próxima. Para alguns, esse método pode não funcionar, por deixar coisas inacabadas. Mas há quem diga que utilizar o time box faz com que você consiga administrar melhor os seus horários, além de identificar quais procedimentos estão impedindo com que você conclua tarefas de maneira mais rápida, e consequentemente, seja mais produtivo.

3.   Método Pipoca ou Workstation Popcorn

Aqui você deve agrupar as suas tarefas diárias em três grandes grupos para executar cada uma delas em um local diferente ao longo do dia. Um dos benefícios desse método é que a sua mente fica em modo office por menos tempo, só que mais vezes ao dia, o que pode te ajudar a manter o foco e aumentar a sua produtividade.

4.   Regra dos dois minutos ou Two Minute Rule

Para não se dispersar com pequenas distrações ao longo do dia, essa técnica é para você se esforçar e realizar as tarefas diárias em apenas dois minutos. É uma ótima opção para quem gosta de procrastinar nas pequenas tarefas, como por exemplo, responder um email ou uma mensagem no WhatsApp.

5.   Jornada Intensiva

O objetivo dessa técnica é trabalhar no máximo 7 horas por dia, começando cedo para parar no meio da tarde, tocando direto. O segredo desse método é o alto foco e se você quer testar aí na sua casa, a dica é fazer 90% do seu trabalho antes de parar para almoçar.

Gostou das nossas dicas? Conte para a gente nos comentários quais estão sendo suas dificuldades no home office!


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