Na hora de organizar a gestão de processos de um negócio, além de avaliar quais os pontos a serem mantidos ou melhorados no fluxo de atividades, é fundamental que o responsável acompanhe os resultados de cada mudança proposta e, periodicamente, faça uma verificação geral das fases processuais, para garantir a assertividade na tomada de decisão.

Para auxiliar nesse processo e torná-lo mais produtivo, existe o mapeamento de processos, uma ferramenta prática, mas essencial e que proporciona um fluxo mais fluido na hora de gerir os processos da empresa e garantir autonomia e mais segurança nos resultados.

Essa matéria compõe nossa série especial sobre Gestão de Processos e, para orientá-los sobre quais os benefícios do Mapeamento, conversamos com a Analista do Sebrae/MS, Gabriela Carrato Corrêa.

Confira!

Uma ferramenta eficiente para resultados concretos

Seja para mensurar os resultados ou para auxiliar na reavaliação do gerenciamento de processos, é importante que o responsável pelas tomadas de decisão tenha uma ferramenta eficaz para tornar esse processo mais assertivo.

Definir desde a forma de operação da empresa, as etapas do processo produtivo, tomar as decisões necessárias para que se alcance os objetivos propostos e reavaliar cada momento da gestão são tarefas que devem ser feitas com cautela e minuciosidade, já que qualquer falha ou confusão pode tomar proporções maiores, tendo em vista a integração que esses processos demandam.

Por isso, com a necessidade de ter mais praticidade e eficiência na hora de gerir cada fase dos processos empresariais, o Mapeamento de Processos vem sendo cada vez mais explorado, agregando assertividade para os gestores e mais organização para a empresa.

Além da lucratividade, que é essencial para medir a “saúde” do negócio, a distribuição de tarefas, a otimização do tempo e até mesmo a melhora na satisfação do cliente são resultados que, para serem alcançados, precisam passar por um processo de avaliação e aprimoramento, com foco na melhoria e ascensão da empresa. É importante lembrar que da eficiência dos novos processos até a verificação sobre as equipes estarem cumprindo os protocolos elaborados no mapeamento, tudo precisa ser periodicamente analisado.

Para Gabriela, o mapeamento de processos pode ser feito em praticamente todas as situações, o que a torna mais palpável e aumenta seu potencial de assertividade. “Imagine que você vá fazer um bolo. Provavelmente você imaginará as etapas. Ao contar essa história na sua mente, você já se torna capaz de mapear um processo”, explica.

Além disso, ela afirma que o registro dos passos de qualquer mapeamento é indispensável para sua boa execução, e que pode ser feito das mais variadas maneiras, manual ou digitalmente, dependendo do perfil do gestor e do processo a ser mapeado.

“A ordem é começar de maneira simples, com quaisquer ferramentas que permitam delinear todas as ações do processo em questão. É recomendada a utilização de ferramentas físicas, como post-its, com as etapas descritas e até mesmo plataformas digitais, como o software Bizagi Modeler® BPMN, que utiliza o método de fluxograma para modelar as etapas de um processo de negócios planejado”, finaliza.